Dossiers jamais facturés, montants inférieurs à la prise en charge, rejets restés sans suite.
Le diagnostic Filiz passe vos dossiers en revue et vous rend un chiffre.
Vous validez la liste des dossiers avant tout envoi à l'OPCO.
Export de vos contrats, échéanciers et factures. Aucune saisie de votre côté, aucune modification dans votre système.
Rapprochement dossier par dossier entre le montant pris en charge, le montant facturé et le montant encaissé. Les frais annexes et les factures complémentaires sont traités séparément.
Un tableau des dossiers réclamables, le montant par dossier et par OPCO, et le motif de non-paiement. Vous arbitrez ce qui part.
Les factures manquantes sont produites au bon format et transmises à l'OPCO depuis Filiz. Le suivi de paiement reste visible dans le module Facturation.
Le diagnostic et la restitution chiffrée sont gratuits. Si nous ne trouvons rien à récupérer, nous vous le disons et vous ne payez rien. Si nous trouvons, bonne nouvelle : ces montants sont récupérables. Notre commission n'est alors due que sur les sommes réellement versées par l'OPCO, à un taux qui dépend de l'ancienneté de l'échéance.
10 %
15 %
40 %
50 %
Plus l'échéance est ancienne, plus la reconstitution du dossier demande de travail :
pièces à retrouver, documents à faire re-signer, interlocuteurs qui ont changé.
Si le diagnostic ne révèle aucun montant réclamable, vous ne devez rien. Ni pour l'analyse, ni pour la restitution.
La commission ne se déclenche que lorsque l'OPCO a versé. Pas d'abonnement, pas de frais d'ouverture de dossier.
Après la restitution, vous choisissez dossier par dossier ce qui part à l'OPCO. Rien n'est engagé sans votre accord.
Trois causes expliquent la quasi-totalité des impayés OPCO au sein des CFA :
La facture n'est jamais partie : dossier créé, prise en charge obtenue, mais l'échéance n'a jamais été facturée. Le cas le plus fréquent, et le plus silencieux : rien n'alerte le CFA.
Le montant facturé est inférieur à la prise en charge : avenant non répercuté, frais annexes oubliés, reste à charge mal ventilé. La facture est payée, mais partiellement.
Le rejet n'a pas été retraité : l'OPCO refuse la facture pour un motif administratif. Sans relance, le dossier reste ouvert et l'échéance de facturation de l'OPCO finit par tomber.
Tout ce que vous devez savoir sur notre solution.
Jusqu'où le diagnostic peut-il remonter ?
Jusqu'en 2019, année de création du système d'information des OPCO. En pratique, les dossiers exploitables commencent en 2020. Un dossier ancien reste tout aussi recevable qu'un dossier récent : l'OPCO ne le traite pas différemment. Ce qui change avec l'ancienneté, c'est le travail de reconstitution à notre charge, et c'est ce que reflète notre commission. Deux limites existent en revanche. Un dossier que l'OPCO a passé en soldé est définitivement fermé : après un refus ou une demande de complément, vous disposez de deux mois pour réagir, au-delà la somme est perdue. Et un dossier qui n'a jamais été déposé à l'OPCO ne peut être régularisé que sur les deux ou trois dernières années, car il faut faire re-signer les documents par l'entreprise.
Faut-il utiliser Filiz pour bénéficier du diagnostic ?
Non. Le diagnostic part d'un export de vos dossiers, quel que soit votre outil actuel. La génération et l'envoi des factures se font ensuite depuis Filiz.
Combien de temps prend le diagnostic ?
Comptez 24 à 48h entre la réception de l'export et la restitution chiffrée, pour un volume courant. Le délai dépend du nombre de dossiers et du nombre d'OPCO concernés.
Les frais annexes sont-ils inclus ?
Oui. Les frais annexes sont l'un des postes les plus souvent sous-facturés, notamment le premier équipement et la mobilité. Ils forment une catégorie à part dans la restitution.
Combien coûte la régularisation ?
Le diagnostic est gratuit. S'il ne révèle aucun montant réclamable, vous ne payez rien. S'il en révèle, la commission n'est due que sur les sommes réellement versées par l'OPCO : 10 % pour une échéance de l'année N-1, 15 % en N-2, 40 % en N-3 et N-4, 50 % au-delà. Il n'y a ni abonnement ni frais d'ouverture de dossier, et vous validez dossier par dossier ce qui part à l'OPCO avant tout engagement.
Que se passe-t-il si l'OPCO refuse la facture complémentaire ?
Le motif de refus remonte dans le module Facturation et le dossier est repositionné pour retraitement. Aucun dossier ne se referme sans décision explicite.
30 minutes avec notre équipe pour cadrer le périmètre et lancer le diagnostic.
Gratuit, sans engagement, et vous repartez avec un chiffre.
